こんにちは！ひーたぱぱです！
男児３人（６歳・３歳・１歳）のパパです。
サラリーマンを十数年やっています。
私はこの十数年、サラリーマン生活をする上で、自分で自分に仕事上の「最重要テーマ」を掲げています。
それは「とにかく早く仕事を終わらせて早く帰る」ことです！
「いかに仕事を効率的に早くこなして、いかにして早く帰るか」もうこれが全てと言ってもいいくらいです！
まず基本的には残業しないで定時に帰ることを目標に仕事を進めます
仮に残業になったとしても、「残業代がもらえるし～」とかダラダラと仕事をするのではなく、残業してもとにかく早く帰れるように頑張ります
繁忙期で初めから残業が確定している場合でも、１時間でも30分でも早く帰れるように頑張ります。
私が、ここまで仕事を早く終わらせて早く帰ることにこだわる理由はこんな感じです。
- 家族との時間を確保するため。
- 仕事だけで１日が終わること、仕事だけの人生になるのが嫌だから。
- 残業すると「人生で最も大切な時間」がうばわれるから。
- 残業すると疲れるから。
- 残業代がもらえたとしても、「疲労」「失われる時間」の損失が残業代を上回ると感じるから。
この記事では、実際に私が毎日やっている、「仕事効率を上げて少しでも早く仕事を終わらせる小ワザ」を３つご紹介します！
どれもありきたりのことかもしれませんが、実際にはこれをしていないサラリーマンの方はけっこう多いと思います。
今回ご紹介する仕事の小ワザが、社会人１年目の方々に少しでも参考になりますと幸いです！
①仕事の「やることリスト」を作って毎日確認する
私は入社１年目のときから、自分の仕事の「やることリスト」を作っています。
いわゆる「To Do リスト」のことなのですが、私の場合は「やることリスト」と呼ぶ方がしっくりくるのでこう呼んでいます。
具体的な「やることリスト」の作り方は超シンプル！
「やることリスト」というタイトルでWordファイルを作成してデスクトップに置いておき、そのWordファイルに自分がやらないといけない仕事を箇条書きするだけです！
「大きな仕事」「毎月の定例業務」「ちょっとしたすぐ終わる仕事」「先々やらないといけない仕事」「備忘録的なメモ」まで、自分がやらないといけない仕事をすべてこの「やることリスト」のWordファイルに入力していきます。
また、「やることリスト」の中には箇条書きするだけですが、３つだけ内容を分類しています。
それは「すぐやる仕事（すぐにやらないといけない仕事・今からでも取り掛かれる仕事）」「後々やる仕事（半年以上先にやる仕事）」「メモ（いつかやらないといけない仕事・懸案事項など）」の３つです。
そして、自分がやらないといけない仕事は全てこの「やることリスト」１箇所に記載します。
他のツール（オンライン上のスケジュール表、手帳など）にも記載することはありますが、基本的にはこの「やることリスト」１箇所に全て記載します。
仕事を「やることリスト」に箇条書きするメリットはこんな感じです。
箇条書きするメリット
- 自分の仕事を「やることリスト」１箇所にまとめるので、仕事のやり忘れを防ぐことができる。
- 自分の仕事を「やることリスト」１箇所にまとめるので、頭の中で仕事を覚えておく必要がなくなり、頭の中がクリアになる。
- 毎日「やることリスト」を見ることで、自然と自分の頭の中で「長期スパンでのスケジュール」「短期スパンでのスケジュール」「急ぎの仕事」が整理される。
- 毎日、始業時と退勤時に「やることリスト」を確認することで、１日の初めに「今日はどの仕事をやらないといけなかったかな～」「今日はどの仕事からしよ～」みたいに無駄に考える時間がなくなり、すぐに仕事に取り掛かることができる。
私がやってる「やることリスト」の作成は、１つのWordファイルに仕事を大きく３つに分類して、ただ箇条書きするだけなので超シンプルで超簡単です！
「これいいかも」っと思った方はぜひ「やることリスト」を作ってみてください♪
②よく使うメールの定型文を作っておく
仕事をする上で毎日けっこうな数のメールを送信していると思います。
ただ、ビジネスメールの場合、メールでよく使う文言がだいたい同じだったりしますし、必然とよく使う単語や固有名詞も出てくるはずです。
これをいちいち全て手入力していては時間も労力もムダですよね。
私は、よく使うフレーズ、単語、固有名詞をパソコンの単語帳に登録しています。
単語長の登録はすべて「最初の文言のひらがな１字」で登録しています。
例えばこんな感じです。
- 「お疲れ様です」 → 「お」
- 「お世話になります」 → 「お」
- 「お手数をおかけしますが」 → 「お」
- 「よろしくお願いいたします」 → 「よ」
- 「いつもお世話になっております。●●商事株式会社の▲▲です。」 → 「い」
- 「ひーたぱぱ株式会社」 → 「ひ」
- 「経営戦略部」 → 「け」
- 自社の社名
- 自社の部署名
- 自社の社長の氏名（契約書などでよく使うと思います）
- よく使う取引先の社名・担当者名
これだけ登録しておけば、メール本文で入力するのは本題の内容だけになります。
いちいち形式的な文言まで入力する手間がかかりませんので、この単語帳への登録をしてからはメール送信のスピードが爆速的に上がりました！
皆さんもぜひよく使うメールの文言を単語帳の登録してみてください♪
③会議と打ち合わせを短時間で終わらせる仕組みを作る
会議とか打ち合わせとかってやたらと多いし時間も長いですよね・・・。
しかも形式的な会議だったり、わざわざ会議を開かなくても資料配布だけで済むようなものも多いですよね・・・。
そんなムダに多くて長い会議や打ち合わせもやめてしまうのは難しくても、時間を短縮する方法はあります！
私が実際にやっている会議や打ち合わせの時間を短縮する方法をご紹介します。
- 会議や打ち合わせの開始時刻を11:00や11:30など昼休みの前にする。（みんな昼ごはんを食べたいので自然と12:00までに終わります！）
- 事前に会議の打ち合わせの時間を「15分」「30分」「最大でも1時間」と参加者に周知しておく。
- 会議や打ち合わせの後に別のスケジュールを入れておき、あらかじめ参加者にこの後別件があることを伝えておく。
- 会議資料は事前に配布して内容を把握しておいてもらい、会議本番では補足説明や質疑応答などだけにする。
- 協議資料などは事前に配布しておき、各自で論点整理をしておき、細かな質問も事前に済ませておき、会議や打ち合わせの場では重要事項の確認・協議だけにする。
これをやるだけで会議や打ち合わせの時間がかなり短縮されます！
ダラダラとした会議や打ち合わせとはサヨナラするために、事前にさっさと会議や打ち合わせを終わらせる仕組みづくりをしておきましょう！
おわりに
今回、私が実際にやっている仕事を早く終わらせる小ワザを３つご紹介させていただきました。
本当に小さなことではありますが、私はこの小ワザを使うようになって、仕事効率がバク上がりして、毎日の仕事のスピードが格段に上がりました！
社会人１年目の方々は慣れない仕事にとまどいながら頑張っておられることと思いますが、ぜひ今回私がご紹介した小ワザを仕事に取り入れてみてください！
きっと今より仕事のスピードが上がるはずです。
早く仕事を終わらせてさっさと帰宅してプライベートを充実させ、仕事だけじゃない有意義な人生を歩んでいきましょう！
今回ご紹介した小ワザが社会人１年目の方々に少しでも参考になれば幸いです。
おわり！
